「律師，公司要臨時加開股東會，但疫情這麼嚴重，怎麼開會？可以用視訊會議嗎？」疫情期間，企業為了正常運作，利用「視訊會議」來進行會議，已成為趨勢，甚至連股東會，部分企業也開始考慮採「視訊會議」來進行。
▍股東會能否採用「視訊會議」？
公司法早在107年修法時，已開放「非公開發行股票之股份有限公司」在章程明定的情況下，採用「視訊會議」召集股東會。 公司法第172條之2：「公司章程得訂明股東會開會時，以視訊會議或其他經中央主管機關公告之方式為之。 股東會開會時，如以視訊會議為之，其股東以視訊參與會議者，視為親自出席。 前二項規定，於公開發行股票之公司，不適用之。」
至於「公開發行股票之公司」，立法者認為因其股東人數眾多，且視訊會議尚有股東身分認證、視訊斷訊之處理、同步計票技術之可行性等相關疑慮，執行面尚有困難，所以尚未開放。
然而，隨著五、六月疫情升溫，室內容留人數受限，而五、六月剛好又是傳統上召開股東會的月份，為了讓公開發行股票之公司順利召集股東會，金管會臨時公告「因應疫情公開發行公司股東會延期召開相關措施」，同意股東會延期至110年7月1日起至8月31日召開，且有條件開放視訊會議輔助方式進行股東會。
–
▍採用「視訊會議」召開股東會，會遇到的問題？
公司法第172條之2規定得很簡單，但實際運作起來卻不這麼簡單，預料會在下面幾個環節發生問題：
- 開會通知
- 股東身分(委託書)、表決權的確認
- 發言規則
- 表決權之行使
- 議程的安排
–
▍開會通知
不管使用Google meet、Zoom等視訊軟體，會議主持人都可以利用line、messenger等通訊軟體，來傳送線上會議室的「網路連結」給與會人士，方便與會人士透過電腦或行動裝置選連結後即時參加會議，使用起來相當簡單、方便。
但別忘了，即便是採「視訊會議」方式，這仍是一場正式的股東會，依法寄發「開會通知」的流程仍不可省，否則可能會因為程序瑕疵而被訴請法院撤銷股東會決議。
上述傳送線上會議室的「網路連結」的方式，固然簡單、方便，但依公司法第172條第4項規定，除非經股東同意者，否則不得以電子方式寄發開會通知，因此建議還是回歸傳統書面通知，較為妥當。
▍股東身分(委託書)、表決權的確認
如果公司規模小，股東組成單純，股東身分、委託書的事前確認固然不是問題。一旦公司股東人數眾多，開會前要如何確認股東身分及委託書內容，就相當繁瑣。傳統實體會議，至少可以在出入口實施檢查點來核對身分；但如果改成「視訊會議」，由於線上會議室的「網路連結」只是一串字元，任何人都可以複製取得，確認與會者的身分恐成為一大難題。
除股東身分的確認外，也盡量先確認股東的表決權是否受限（例如：無表決權，或因一人同時受二人以上股東委託而有其代理表決權不得超過已發行股份總數表決權之百分之三），並進行適當地註記，避免後續進行表決時手忙腳亂。
另外，現在視訊軟體允許使用者隨時關上視訊鏡頭、中途離線等，一旦出現這些操作，如何確認重新與會人士的股東的身分，也是頗困擾的事情。建議事先將視訊會議規則訂明白清楚，禁止與會人士中途離線、關閉鏡頭，以免妨礙會議順利進行。
▍發言規則
有開過「視訊會議」的人，一定知道尚未發言的人如果開啟麥克風功能，很容易干擾會議進行。因此，建議視訊會議規則訂清楚，未被允許發言的股東，應將麥克風功能關閉。會議主持人也應隨時注意統一關閉與會人士的麥克風功能，確保會議順利進行。
如果遇到存心鬧事的股東，不聽勸導，一直開啟麥克風干擾會議進行，就讓會議開不完了。建議在視訊會議規則中訂清楚，如遇到干擾會議進行的情況，主持人有權制止或做進一步處置。
另外，在實體會議中，有的議事規則會規定想要發言的人，應先遞發言條，或者先舉手，再由主持人決定發言順序。但在視訊會議中，主持人很難兼顧所有與會者的狀態，建議視訊會議規則中訂明發言前應踐行的程序（譬如：按舉手功能、或先在對話功能中表示欲發言等），並安排專責人員負責確認及記錄發言順序。
▍表決權之行使
「視訊軟體」一般都沒有附加投票功能，即便有附投票功能，因為股東會表決數是以股份數為計算基礎，而非人頭數，所以也無法使用「視訊軟體」的投票功能再進行表決。因此，如何在「視訊會議」有效率地進行表決，頗讓人困擾。
最好的解決方法，就是鼓勵股東們改採公司法第177條之1、之2的書面或電子方式進行表決。但採取書面或電子方式進行表決的股東，就該次股東會之臨時動議及原議案之修正，會被視為棄權。 臺灣集中保管結算所股份有限公司有推動電子投票平台，相關網址：https://www.stockvote.com.tw/evote/common/aboutUs.html
如果需要在視訊會議中進行表決，或許可以先將制式的書面表決權行使格式，附在開會通知上，一併寄給股東，由與會的股東在視訊會議中在該格式上進行圈選，再將圈選結果透過視訊鏡頭提供給計票人員截圖、計票。
另外，針對表決權受限的股東，為了計票方便，是否將該等股東先行移置視訊軟體中的各別討論房間中，都考驗著視訊會議主辦單位的流程規劃及場控能力。
▍議程的安排
傳統「實體會議」中的議程制定，多半會參考民國40、50年代內政部制定的會議規範，內容包括：主席報告出席人數、宣佈開會、報告議程、各項報告事項、議題討論、臨時動議、選舉、散會等。
由於「視訊會議」的運作，相較於「實體會議」，更容易遇到突發狀況，例如：忘了關麥克風、忘了開視訊鏡頭、中途斷訊等。想減少突發狀況，除了事前多次演練外，最好的方式就是將會議流程進行精簡。
譬如：傳統實體會議中，都會有一個臨時動議時間，即便在實體會議，也很常淪為股東們爭吵、抒發情緒的時間，若搬到視訊會議進行，沒了場地與時間限制，加上視訊軟體叫不適合多人同時發言的使用情境，恐怕換變成一場災難。為了讓視訊會議順暢進行，或許可以修改議事規則，在採取視訊會議時，在採取視訊會議時，刪除或整併臨時部分議程。
–
就現有視訊軟體而言，要應付股東會這種多人且議程複雜的「視訊會議」，恐怕是力有未逮。但萬丈高樓平地起，路是人一步步走出來的，事前多次演練，就有機會順利召開股東會。
–
